Каждый руководитель стремится сделать свою компанию более успешной и эффективной. На помощь приходит автоматизированная система управления предприятием, которая позволяет контролировать все процессы в единой базе. Кому нужно автоматизировать бизнес и нужно ли это делать вообще?
Что такое автоматизация предприятия?
Автоматизация — это комплекс определенных действий, которые направлены на создание единой информационной системы для управления бизнесом. Система позволяет хранить информацию, создавать отчеты, формировать процессы и принимать решения для управления бизнесом. Данная программа актуальна, чтобы осуществлять управление складом, предприятием с несколькими подразделениями.
Если вы уже используете специализированное ПО, можно провести частичную автоматизацию. К примеру, за управление производством, персоналом, финансовыми процессами могут отвечать разные системы, между которыми есть обмен данных в реальном времени. Также это актуально в том случае, когда некоторые направления вовсе не нуждаются в автоматизации. Многие предприятия сегодня выбирают частичную автоматизацию.
Какой вид автоматизации выбрать?
Сегодня консалтинг управление предприятием предлагает реализацию комплексной или частичной автоматизации. Лоскутная процедура имеет свои плюсы, ведь ею пользуются многие предприятия, руководители которых считают, что удобней пользоваться разными системами для определенных задач. Но в свою очередь, нельзя отрицать и наличие минусов данной автоматизации. Поскольку разные системы, которые не объединены между собой единой концепцией, не дают полноценной картины касательно деятельности компании.
Также стоит заметить, что покупка одной программы намного выгоднее, чем использование нескольких специальных ПО. Таким образом Cognos программа и другие системы выиграют за счет обмена данных, доработки множества функций и широким спектром возможностей для управления любым бизнесом. При использовании лоскутной автоматизации нет доступа к оперативным данным по текущей ситуации на предприятии, поскольку информация делится по всем филиалам отдельно.
Правила успешной автоматизации
Чтобы успешно автоматизировать предприятие, нужно выполнить 3 простых условия:
подобрать оптимальное количество программ для обслуживания бизнес-процессов;
учитывать тот факт, что количество процессов в разных ПО обратно пропорционально качеству работы системы;
чтобы не нагромождать систему, нужно отказаться от задействования процессов, между которыми нет взаимосвязи.
Комплексная автоматизация происходит тогда, когда компанию ждут глобальные изменения. Для управления процессами и взаимодействием с клиентами можно выбрать Майкрософт CRM, чтобы иметь возможность следить за закрытыми сделками, задачами сотрудников.
Эффект комплексной автоматизации
При использовании автоматизации сокращается время на ведение учета, поскольку менеджер получает доступ ко всей актуальной информации, без помощи коллег. Также повышается скорость работы, поскольку заявки на сбор товара поступают напрямую к кладовщику, что позволяет быстро обрабатывать их. Повышается прозрачность ведения бизнеса, поскольку все сотрудники имеют доступ к информации. Больше не нужно создавать отчеты в каждом отделе и проводить часовые собрания, чтобы все данные сводить в один отчет. Все действия согласовываются командой, при этом не нужно отрывать от работы сотрудников.
Преимущества комплексной автоматизации:
повышение технологичности процессов;
возрастание эффективности работы;
исключение двойного ввода данных;
формирование общей базы для всех отделов.
Благодаря программному обеспечению можно автоматически считать стоимость товаров и услуг, налоги и прочие финансовые вопросы. Не нужно просить помощи посторонних, чтобы узнать данные о конкретном заказе или процессе, ведь вся информация быстро поступает в единую систему. В карточке клиента находится вся информация, поэтому исключается любая ошибка, связанная с оформлением заказа на другого человека или дубль заказа.
Выбирая систему, важно учитывать ее удобство и стоимость. Конечно некоторые предпочитают сэкономить, а в итоге теряют выгодные сделки, не могут отслеживать актуальную информацию о разных подразделениях и возвращаются к более дорогому варианту. Невозможно предугадать результат внедрения комплексной информационной системы, но точно можно сказать об увеличении дохода. Конечно в первые месяцы не стоит ожидать взлета продаж, поскольку все внедрения проводятся постепенно. Сразу же отмечается удобство в управлении информацией, бизнес-процессами, подразделениями. Аналитика и планирование выходят на новый качественный уровень, а производство становится более технологичным.